Nowe zasady ustalania stażu pracy. Co zmieni się w 2026 roku?

W 2026 roku zasady ustalania stażu pracy ulegną istotnej przebudowie. Do uprawnień pracowniczych będą wliczane nie tylko tradycyjne umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej, o ile zostaną odpowiednio udokumentowane. Jak przygotować się do nowych wymogów?

Z tego tekstu dowiesz się, jakie zmiany w ustalaniu stażu pracy wejdą w życie od 2026 roku i kogo będą dotyczyć. Wyjaśniamy, jakie okresy aktywności zawodowej będzie można wliczyć do stażu pracy oraz jakie dokumenty należy zgromadzić, aby je potwierdzić. Poznasz również konsekwencje nowych przepisów dla pracodawców i działów kadr. Wskazujemy także, jakie ryzyka wiążą się z błędnym naliczaniem stażu oraz jakie działania należy podjąć, aby ich uniknąć.

Najważniejsze zmiany w ustalaniu stażu pracy od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku staż pracy będzie obejmował znacznie szerszy zakres aktywności zawodowych niż dotychczas. Najważniejszą zmianą jest to, że do stażu pracy wliczane będą nie tylko okresy zatrudnienia na umowie o pracę, ale również inne formy wykonywania pracy zarobkowej, jak:

• umowy zlecenia, jeśli były wykonywane odpłatnie i można je udokumentować,
• prowadzenie działalności gospodarczej,
• praca wykonywana za granicą, pod warunkiem przedstawienia odpowiednich dokumentów,
• inne udokumentowane okresy aktywności zawodowej, które będą spełniały kryteria określone w przepisach.

Co istotne, do stażu wliczają się także okresy sprzed wejścia w życie ustawy, co oznacza, że pracownik może przedłożyć dokumenty potwierdzające aktywność zawodową sprzed wielu lat. Przepisy nie wprowadzają ograniczenia czasowego, liczy się każdy udokumentowany okres pracy.

Zmiana ma na celu ujednolicenie sposobu liczenia stażu pracy oraz lepsze odzwierciedlenie faktycznej aktywności zawodowej pracowników w ich uprawnieniach.

Jakie dokumenty będą wymagane, aby potwierdzić okresy aktywności zawodowej?

Aby okresy aktywności zawodowej mogły zostać wliczone do stażu pracy, pracownik będzie musiał przedłożyć pracodawcy dokumenty potwierdzające wykonywanie danej pracy lub prowadzenie działalności. Trafiają one do akt osobowych (część C) i stanowią podstawę do aktualizacji stażu pracy.

W zależności od rodzaju aktywności mogą to być m.in.:

• umowy zlecenia wraz z rachunkami lub potwierdzeniem wypłat,
• zaświadczenia z ZUS o opłacaniu składek (z tytułu zlecenia lub działalności gospodarczej),
• dokumenty CEIDG potwierdzające prowadzenie działalności,
• zaświadczenia od zagranicznych pracodawców o zatrudnieniu i okresie pracy,
• świadectwa pracy lub inne dokumenty od poprzednich pracodawców.

Pracodawca nie może odmówić przyjęcia dokumentów. Ma obowiązek je zweryfikować i po ich potwierdzeniu zaktualizować staż pracy pracownika.

Co zmiany oznaczają dla pracodawców i działów kadr?

Nowe zasady liczenia stażu pracy oznaczają dla pracodawców i działów kadr znacznie szerszy zakres obowiązków związanych z weryfikacją dokumentów i aktualizacją danych pracowniczych. Kadry będą musiały częściej analizować dokumenty spoza tradycyjnych świadectw pracy. Może to zwiększyć obciążenie administracyjne oraz wymagać uporządkowania procedur i systemów kadrowych.

Zmiany będą miały również bezpośredni wpływ na uprawnienia pracowników. Najważniejsze konsekwencje to:

• zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego (szybciej osiągany 10-letni staż oznacza przejście z 20 do 26 dni urlopu),
• wyższe dodatki stażowe (jeśli funkcjonują u pracodawcy),
• wcześniejsze nabycie prawa do nagród jubileuszowych lub awansu do ich wyższych progów,
• większa liczba pracowników spełniających wymagania stażowe na określonych stanowiskach,
• dłuższe okresy wypowiedzenia, wynikające z większego łącznego zatrudnienia,
• wyższe odprawy, których wysokość zależy od stażu pracy.

Jak uniknąć pomyłek w obliczaniu stażu i związanych z tym konsekwencji prawnych?

Niewłaściwie naliczony staż może skutkować m.in. przyznaniem zbyt małego wymiaru urlopu, zaniżeniem dodatku stażowego, nieprawidłową wysokością odprawy czy zastosowaniem krótszego okresu wypowiedzenia niż wymagany przepisami. Każdy z tych błędów może stać się podstawą roszczeń pracownika, kontroli PIP, a nawet odpowiedzialności odszkodowawczej pracodawcy.

Aby uniknąć takich sytuacji, kluczowe jest:

• prawidłowe gromadzenie i weryfikacja dokumentów przedkładanych przez pracowników,
• regularna aktualizacja danych kadrowych, zwłaszcza po dostarczeniu nowych dokumentów,
• stałe monitorowanie zmian w przepisach, 
• przejrzyste procedury obiegu dokumentów oraz ich prawidłowe archiwizowanie w aktach osobowych.

Chcesz mieć pewność, że staż pracy w Twojej firmie będzie liczony prawidłowo? Skontaktuj się z nami. Zapewnimy wsparcie w analizie dokumentów, aktualizacji stażu pracy oraz przygotowaniu działu kadr do zmian wchodzących w życie w 2026 roku.

Zadzwoń lub napisz:

+48 604 256 881 lub biuro@mc2.com.pl

Źródła:

https://www.gov.pl/web/rodzina/staz-pracy-qa

https://www.zus.pl/-/zmiany-w-sta%C5%BCu-pracy-wnioski-o-za%C5%9Bwiadczenia-z-zus-od-stycznia-2026-r.