Księga Przychodów i Rozchodów w 2026 roku. Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

Od 2026 roku KPiR będzie prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej. Ministerstwo Finansów zapowiada pełną cyfryzację księgi, ale to nie jedyna zmiana, jaka czeka przedsiębiorców. Co jeszcze przewidują nowe przepisy?

Z tego tekstu dowiesz się, jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2026 roku w związku z cyfryzacją Księgi Przychodów i Rozchodów. Wyjaśniamy, na czym polega obowiązek prowadzenia KPiR w formie elektronicznej i jak będzie wyglądało nowe raportowanie danych. Poznasz też najważniejsze zmiany w strukturze księgi oraz związane z nimi obowiązki dla przedsiębiorców.

Obowiązkowa cyfryzacja KPiR

To jedna z największych zmian w zasadach prowadzenia księgowości od lat. Do tej pory wielu przedsiębiorców mogło prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów w formie papierowej lub w dowolnym programie księgowym, bez obowiązku bezpośredniego raportowania danych do administracji skarbowej.

Od 2026 roku ma się to zmienić. KPiR będzie musiała być prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej. Dane z księgi będą automatycznie przekazywane do urzędu skarbowego w określonych terminach, podobnie jak obecnie ma to miejsce z plikami JPK.

Oznacza to, że fiskus zyska bieżący wgląd w przychody i koszty firm, a tym samym większą kontrolę nad rozliczeniami podatkowymi.

Nowy sposób raportowania danych

Cyfrowa wersja KPiR to nie tylko zmiana formy prowadzenia księgi, ale również całkowicie nowy model przekazywania danych do urzędów skarbowych. Najważniejsze założenia nowego systemu raportowania:

• automatyczne przekazywanie danych do KAS – informacje z KPiR będą trafiać bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, w sposób podobny do plików JPK_V7,
• standaryzowany format elektroniczny – wszystkie księgi będą musiały być prowadzone w jednolitym formacie XML, co umożliwi ich szybkie przetwarzanie przez administrację,
• częstotliwość raportowania – raporty mają być przesyłane cyklicznie (najprawdopodobniej raz w miesiącu), w powiązaniu z okresem rozliczeniowym podatnika,
• integracja z innymi systemami podatkowymi – dane z e-KPiR mają być powiązane z plikami JPK_VAT, e-fakturą i systemem KSeF, co pozwoli na kompleksowe monitorowanie rozliczeń,
• automatyczne weryfikacje błędów – system będzie analizował dane i informował o nieprawidłowościach, co ma ograniczyć liczbę korekt i kontroli.

Zmiana w strukturze KPiR

Nowe przepisy wprowadzają nie tylko obowiązek cyfryzacji, ale również aktualizację samej struktury Księgi Przychodów i Rozchodów. Ministerstwo Finansów zapowiada uproszczenie i ujednolicenie układu KPiR tak, aby był on w pełni kompatybilny z systemami informatycznymi administracji skarbowej.

Najważniejsze zmiany w strukturze KPiR:

• nowy, jednolity układ kolumn – wprowadzony zostanie zaktualizowany wzór księgi z precyzyjnie zdefiniowanymi polami do wypełnienia, co ma ułatwić automatyczne odczytywanie danych przez systemy KAS,
• większa szczegółowość danych – przedsiębiorcy będą musieli podawać dodatkowe informacje dotyczące m.in. rodzaju kosztów, kontrahentów czy sposobu płatności,
• powiązanie z fakturą elektroniczną (KSeF) – zapisy w e-KPiR będą automatycznie łączyć się z danymi z wystawionych i otrzymanych faktur w Krajowym Systemie e-Faktur,
• nowe pola obowiązkowe – w strukturze pojawią się m.in. pola dotyczące numerów faktur, identyfikatorów transakcji i dat księgowania, co ma usprawnić kontrole krzyżowe między systemami,
• rezygnacja z części opisowych elementów księgi – wiele dotychczasowych pozycji opisowych zostanie zastąpionych polami wyboru lub kodami, by ograniczyć błędy ludzkie i przyspieszyć weryfikację danych.

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców i biur rachunkowych

W związku z nadchodzącymi zmianami od 2026 roku każdy podatnik, prowadzący działalność gospodarczą, będzie musiał nie tylko ewidencjonować przychody i koszty w formie elektronicznej, ale również dbać o poprawność i zgodność danych z systemami Ministerstwa Finansów.

Dla wielu małych firm i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oznacza to konieczność przestawienia się na cyfrowe narzędzia księgowe, które umożliwią automatyczne generowanie i przesyłanie danych w wymaganym formacie XML. Zwiększy się też zakres odpowiedzialności za dokładność zapisów, bo każda rozbieżność między e-KPiR a ewidencją VAT czy fakturami w KSeF będzie od razu widoczna dla urzędu skarbowego.

Dla biur rachunkowych z kolei nadchodzące zmiany oznaczają konieczność aktualizacji systemów księgowych, integracji z nowymi formatami raportowania i dostosowania procedur wewnętrznych. Księgowi będą musieli jeszcze bardziej koncentrować się na jakości danych i ich terminowym przekazywaniu.

W MC2 już teraz jesteśmy w pełni przygotowani na nadchodzące zmiany w przepisach. Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci wdrożyć nowe obowiązki i przejść przez cyfryzację księgowości.

+48 604 256 881 lub biuro@mc2.com.pl