Krajowy System e-Faktur (KSeF). Co to jest, kogo obowiązuje i jak zmieni pracę firm od 2026 roku?

W tym roku KSeF przestanie być rozwiązaniem opcjonalnym i stanie się standardem w obrocie fakturami. Zmiany będą wprowadzane stopniowo, zaczynając od większych firm, a kończąc na mniejszych przedsiębiorcach. Sprawdź, jakie działania warto podjąć już teraz, by przygotować się na nowe zasady.

Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć, czym jest KSeF oraz jak wpłynie na codzienną pracę firm od 2026 roku. Po przeczytaniu będziesz wiedzieć, jak przygotować się do nowych zasad oraz jakie działania podjąć teraz, aby uniknąć problemów po wejściu obowiązku.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system informatyczny, za pośrednictwem którego przedsiębiorcy wystawiają, odbierają i przechowują faktury ustrukturyzowane w formie elektronicznej.

Faktura wystawiona w KSeF ma postać pliku XML zgodnego z obowiązującym wzorem i otrzymuje unikalny numer. Nie jest już przekazywana bezpośrednio kontrahentowi, lecz trafia do centralnego systemu, z którego może zostać pobrana przez uprawnionego odbiorcę. Jest też archiwizowana przez administrację skarbową przez okres 10 lat. 

Rozwiązanie to ogranicza ryzyko zagubienia dokumentów, błędów formalnych oraz nieprawidłowości w rozliczeniach.

Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy podatników VAT, niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności. Oznacza to, że system obejmuje m.in.:

• jednoosobowe działalności gospodarcze,
• spółki cywilne,
• spółki jawne, partnerskie, komandytowe,
• spółki z o.o. i spółki akcyjne,
• inne podmioty prowadzące działalność gospodarczą i wystawiające faktury VAT.

Reasumując, niezależnie od skali działalności i formy prawnej, każda firma posiadająca status podatnika VAT oraz obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturami powinna dostosować swoje procesy fakturowania do funkcjonowania w systemie KSeF.

W jakiej kolejności będzie wprowadzany KSeF w 2026 roku?

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur będzie wprowadzany etapami. Ustawodawca zdecydował się na stopniowe objęcie przedsiębiorców nowymi zasadami, aby umożliwić firmom dostosowanie procesów fakturowania i systemów księgowych do nowych wymogów.

Harmonogram wdrożenia przedstawia się następująco:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF obejmie przedsiębiorców, którzy w 2024 roku osiągnęli sprzedaż przekraczającą 200 mln zł brutto (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostanie rozszerzony na pozostałych podatników VAT.

Dodatkowo przewidziano okres przejściowy:

• do 31 grudnia 2026 r. – możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF (w formie papierowej lub elektronicznej), pod warunkiem że łączna wartość sprzedaży udokumentowanej w ten sposób w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł brutto.

Jak KSeF zmieni codzienną pracę firm?

Wprowadzenie KSeF wpłynie przede wszystkim na sposób organizacji pracy związanej z wystawianiem i obiegiem dokumentów sprzedażowych. Firmy będą musiały zadbać o terminowe i poprawne wystawianie faktur w systemie, a także o bieżący dostęp do dokumentów po stronie osób odpowiedzialnych za księgowość i rozliczenia podatkowe.

Zmieni się również rola kontroli wewnętrznej. Większe znaczenie zyska weryfikacja danych jeszcze przed wystawieniem faktury.

KSeF wymusi także uporządkowanie procesów i odpowiedzialności w firmie. Konieczne stanie się jasne określenie, kto odpowiada za wystawianie faktur, kto za ich akceptację, czy za współpracę z biurem rachunkowym.

Jak przygotować firmę na KSeF już teraz?

Jeżeli nie wiesz, od czego zacząć przygotowania do KSeF lub masz wątpliwości, czy obecny sposób wystawiania faktur jest zgodny z nowymi zasadami, warto sprawdzić to z wyprzedzeniem.

Nasze biuro rachunkowe pomoże Ci uporządkować ten proces. Skontaktuj się z nami, a zrobimy audyt Twojego sposobu pracy oraz przygotujemy Cię na nowe przepisy. 

+48 604 256 881 lub biuro@mc2.com.pl

https://ksef.podatki.gov.pl

https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur